به نظرتان مهم‌ترین مدارکی که برای یک سفر خارجی باید به همراه داشته باشید چه چیزهایی هستند؟ ویزا، پاسپورت یا بلیط هواپیما؟ با این‌که همه مسافران توجه ویژه‌ای به این سه مورد دارند، اما معمولا با واچر هتل، کاربرد آن و اهمیتی که در پروسه سفر دارد آشنا نیستند.
ووچر هتل نوعی گواهی است که نشان می‌دهد شما قبل از آغاز سفر، محل اقامت‌تان را مشخص کرده و از پیش، هزینه آن را پرداخته‌اید. همین گواهی کوچک، می تواند مسافرت شما را تا میزان زیادی تحت تاثیر قرار دهد؛ به‌همین‌خاطر تصمیم گرفتیم تا در این مقاله، واچر را تعریف کنیم و کاربرد آن را مورد بررسی قرار دهیم.
واچر هتل چیست؟
واچر هتل (Voucher) اصطلاحی است که در صنعت گردشگری بسیار زیاد تکرار می‌شود. ووچر هتل را می‌توان به یک کلید تشبیه کرد اما دقت داشته باشید که واقعا نوعی کلید نیست؛ بلکه یک سند رسمی می‌باشد که از طرف هتل، آژانس مسافرتی یا پلتفرم‌های رزرو آنلاین هتل صادر می‌شود. با این‌که ووچر کلیدی واقعی نیست، اما می‌توان آن را کلید مسافرت‌های خارجی دانست؛ چراکه بسیاری از فرآیندهای سفر به داشتن واچر هتل وابسته است.
واچر هتل چه کاربردی دارد؟
وقتی که می‌گوییم بسیاری از فرآیندهای سفرهای خارجی به واچر هتل وابسته است، یعنی این امکان وجود دارد که بدون داشتن واچر، حتی ویزا نیز برای‌تان صادر نشود. به‌همین‌دلیل، پیشنهاد می‌کنیم که این بخش را با دقتی کافی مطالعه کرده تا با کاربردهای ووچر آشنا شوید.
نقش واچر در دریافت ویزا
دریافت ویزا برای مسافرت خارجی یکی از حساس‌ترین مسائل است. آفیسر صادرکننده ویزا می‌خواهد بداند که آیا مسافر هنگام رسیدن به کشور مقصد، محل اقامت مشخص دارد یا خیر؟ مهم‌ترین مدرکی که برای اثبات این موضوع استفاده می‌شود، واچر هتل است.
با ارائه واچر هتل به سفارت کشور مقصد، نشان می‌دهید که قصدتان از سفر، واقعا توریستی است و برای مدت‌زمان اقامت‌تان برنامه‌ریزی کرده‌اید. کشورهای حوزه شینگن و کانادا که پروسه ویزای پیچیده‌ای دارند، معمولا حساسیت بالایی نسبت به اعتبار واچر هتل نشان می‌دهند.
- تسریع فرآیند پذیرش در هتل
وقتی که به کشور مقصد می‌رسید و وارد هتل مورد نظرتان می‌شوید، با ارائه ووچر، می‌توانید در سریع‌ترین زمان ممکن اتاق و خدمات مورد نظرتان را دریافت کنید؛ چراکه همه چیز از قبل ثبت شده و نیازی به معرفی مجدد خود ندارید.
- کنترل خدمات و هزینه‌ها
واچر هتل سندی رسمی و قابل استناد است. با استفاده از اطلاعاتی که در ووچر مطرح شده‌اند، می‌توانید درستی خدماتی که دریافت می‌کنید، هزینه‌هایی که پرداخت کرده‌اید و نیازی به پرداخت مجدد آن‌ها نیست، نوع اتاق و امکانات آن و… را بررسی کرده و در صورت وجود هرگونه تغایر، موضوع را به مسئولین مربوط اطلاع دهید.
- کمک به دریافت هزینه‌های بیمه مسافرتی
اگر در طول سفر خارجی با مشکلی روبرو شدید که تحت پوشش بیمه مسافرتی قرار می‌گرفت، ممکن است هنگام بازپرداخت هزینه‌ها از طرف بیمه، ووچر هتل نیز درخواست شود؛ چراکه واچر هتل سندی مبتنی بر اقامت شما در کشور مورد نظر می‌باشد و نشان می‌دهد که حادثه، واقعا رخ داده است.
ووچر هتل شامل چه اطلاعاتی می‌شود؟
بسته به این‌که چه هتل یا آژانسی واچر را صادر کرده باشد، ممکن است اطلاعات متفاوتی روی آن درج شوند؛ اما طبق یک استاندارد کلی، واچر هتل شامل ۵ دسته اطلاعات است که عبارت‌اند از:
- اطلاعات مسافر یا مسافران
در صورتی که واچر برای یک نفر صادر شده باشد، صرفا نام و نام خانوادگی وی (طبق پاسپورت) روی آن درج خواهد شد. اگر که ووچر برای چندین نفر صادر شده باشد، خواه جزو همراهان مسافر اصلی باشند یا این‌که خودشان مسافری مستقل محسوب شوند، اطلاعات آن‌ها نیز روی ووچر درج می‌شود.
- اطلاعات هتل
اطلاعاتی از جمله اسم دقیق هتل، آدرس و شماره‌های تماس و راه‌های ارتباطی معمولا روی واچر نوشته می‌شوند. در واقع ووچری که اطلاعات هتل را نداشته باشد، عملا یک گواهی بی‌ارزش محسوب می‌شود.
- اطلاعات مربوط به رزرو
اطلاعات مرتبط با رزرو هتل چند بخش مختلف است که عبارت‌اند از:
- تاریخ ورود و خروج
- تعداد شب‌های اقامت در هتل
- نوع اتاق
- تعداد تخت‌ها و نفرات
- خدماتی که همراه با اتاق ارائه می‌شوند
کمی قبل‌تر نیز اشاره کردیم که وجود چنین اطلاعاتی داخل واچر، باعث می‌شود که از درست بودن خدمات دریافتی اطمینان حاصل کنید.
- اطلاعات پرداخت و شرایط
هرکدام از هتل‌ها ممکن است قوانین و شرایط متفاوتی داشته باشند. معمولا این‌که هزینه هتل به چه صورت پرداخت شده است یا قرار است پرداخت شود (یکجا، پیش پرداخت، پرداخت در هتل)، شرایط لغو رزرو و بازگشت وجه و سایر مسائل مرتبط با این موضوع روی واچر هتل درج می‌شوند.
- اطلاعات آژانس یا صادرکننده ووچر
از دیگر اطلاعات مهمی که روی واچر هتل درج می‌شود، اطلاعات صادرکننده آن است. حتی بعضی از کشورها برای این‌که ویزای توریستی صادر کنند، وجود مهر و امضا رسمی صادرکننده روی واچر را نیز الزامی کرده‌اند.
- لینک یا QR Code
بعضی از ووچرها برای این‌که امکان تایید سریع را فراهم کنند، یک کد QR یا لینک کوتاه را نیز روی صفحه چاپ می‌کنند که با استفاده از آن می‌توان صحت واچر را تایید کرد.
نحوه صدور ووچر هتل
ووچر هتل به دو شکل قابل صدور است؛ یکی این‌که از طریق آژانس‌های گردشگری برای رزرو هتل و دریافت ووچر اقدام کنید، و یکی این‌که رزرو اتاق را به‌صورت مستقیم از طریق هتل انجام دهید.
مشکلی که حالت اول دارد، این است که بسیاری از آژانس‌های گردشگری هزینه بالایی را برای ارائه خدمات دریافت می‌کنند؛ مشکلی که در بسیاری از مواقع پیرامون مورد دوم مطرح می‌شود نیز این است که انجام پرداخت‌های بین‌المللی برای کاربران ایرانی امکان‌پذیر نیست. که البته این مورد، کاملا حل شده است.
در حال حاضر با بهره‌گیری از خدمات شرکت‌هایی مانند آریاپی، می‌توانید هرگونه نقل و انتقالات اعتبار را به‌وسیله ابزارهایی مانند: پرداخت با ویزاکارت یا پرداخت با مسترکارت به انجام برسانید. ما و همکارانمان در آریاپی، همواره در تلاش هستیم تا فرآیند نهایی شدن تراکنش‌های مالی را تسهیل کرده و ارتباط اقتصادی کشور با خارج از مرزها را پایدار نگه داریم.
مهم‌ترین نکات قبل از دریافت واچر هتل
قبل از آنکه واچر هتل را از آژانس یا پلتفرم رزرو دریافت کنید، چند نکته کلیدی وجود دارد که توجه به آن‌ها می‌تواند در روند سفر شما تاثیرگذار باشد:
- هماهنگی واچر با برنامه پروازی
اگر تاریخ‌های درج‌شده در واچر با زمان پروازهای رفت‌وبرگشت شما هم‌خوانی نداشته باشد، احتمالا در سفارت یا پذیرش هتل به مشکل برمی‌خورید. این هماهنگی ساده، یکی از پرریسک‌ترین اشتباهات مسافران است.
- دقت به سیاست‌های محلی کشور مقصد
برخی کشورها تنها هتل‌های خاص یا اقامتگاه‌هایی را به‌عنوان محل معتبر برای صدور ویزا قبول می‌کنند. بنابراین پیش از نهایی کردن رزرو، بررسی کنید که هتل انتخابی شما در لیست تاییدشده مقصد قرار دارد.
- بررسی امکان تغییر یا انعطاف در واچر
گاهی اوقات سفرها دستخوش تغییر می‌شوند. پیش از نهایی‌کردن واچر، از آژانس بپرسید که آیا امکان اصلاح تاریخ‌ها یا تغییر نام وجود دارد یا خیر؛ چرا که بسیاری از واچرها غیرقابل‌تغییر صادر می‌شوند.
- یکسان‌سازی اطلاعات گروهی
در سفرهای خانوادگی یا گروهی، مطمئن شوید نام همه همراهان در واچر درج شده باشد. حذف یا اشتباه در ثبت اطلاعات حتی یک نفر، ممکن است مانع دریافت ویزا برای کل گروه شود.
مهم‌ترین نکات بعد از دریافت واچر هتل
وقتی واچر در دست شما قرار گرفت، همچنان چند اقدام ضروری باقی می‌ماند تا از صحت آن مطمئن شوید و در طول سفر با مشکلی برنخورید:
- تماس مستقیم با هتل برای تایید
بسیاری از مسافران بعد از دریافت واچر، یک ایمیل یا تماس کوتاه با هتل برقرار می‌کنند تا اطمینان یابند که درخواست رزرو در سیستم هتل ثبت شده است. این کار جلوی بسیاری از مشکلات احتمالی را می‌گیرد.
- بررسی زبان و جزئیات سند
اگر واچر به زبانی صادر شده که برای سفارت مقصد قابل‌درک نیست، بهتر است از آژانس بخواهید نسخه انگلیسی یا دو‌زبانه آن را در اختیارتان بگذارد.
- بایگانی در چند محل مختلف
علاوه بر چاپ واچر، بهتر است یک نسخه در ایمیل، یک نسخه در اپلیکیشن‌های ذخیره ابری (مثل Google Drive) و یک نسخه در تلفن همراه داشته باشید. این کار احتمال مفقودی سند را به صفر نزدیک می‌کند.
- ثبت شماره رزرو (Confirmation Number)
در بعضی از مواقع هتل‌ها واچر چاپی را بررسی نمی‌کنند، بلکه شماره رزرو منحصربه‌فرد را می‌خواهند. مطمئن شوید این شماره روی واچر درج شده و آن را جداگانه هم یادداشت کرده باشید.
واچر هتل: تضمینی برای اقامتی قانونی و امن
در این مقاله به معرفی ووچر هتل و کاربردهای مهم آن پرداختیم. واچر هتل یکی از گواهی‌های معتبر در حوزه گردشگری است که هرچند در نگاه اول چندان تأثیرگذار به نظر نمی‌رسد، اما می‌تواند داستان یک سفر را به‌کلی تغییر دهد. این گواهی به‌ویژه زمانی اهمیت پیدا می‌کند که شما قصد رزرو هتل در یک سفر خارجی یا داخلی را دارید، زیرا داشتن واچر به‌نوعی تأییدیه نهایی اقامت شما محسوب می‌شود.
به همین دلیل پیشنهاد می‌کنیم هنگام برنامه‌ریزی سفر و انجام مراحل رزرو هتل، حتماً به نکات مطرح‌شده در این مقاله توجه داشته باشید تا بتوانید تجربه‌ای لذت‌بخش و بدون دغدغه از یک مسافرت خارجی یا داخلی برای خود رقم بزنید.